Bahan Arsip Statis

BAB II KAJIAN PUSTAKA 1.1              Pengertian Arsip Statis Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 perihal kearsipan di sebutkan bahwa arsip yaitu rekaman acara atau insiden dalam aneka macam bentukdan media sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh forum Negara, pemerintah kawasan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam bentuk pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip terbagi menjadi dua adalah, yang pertama ialah arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital, dan yang kedua yaitu arsip statis. Dalam laporan pengamatan ini yang menjadi konsentrasi kajian ialah arsip statis, lebih tepatnya mengenai bagaimana implementasi pengelolaan arsip statis di lapangan. Pengeretian arsip statis menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena mempunyai niali guna kesejarahan, sudah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak eksklusif oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan Sedangkan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara eksklusif untuk penyusunan rencana, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari admistrasi negara. Menurut Sedarmayanti (2003: 9) arsip statis yakni arsip yang tidak dipergunakan secara eksklusif untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan kebanyakan maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari manajemen negara. Arsip statis ini ialah pertanggung tanggapan Nasional bagi aktivitas Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Dari beberapa pemahaman di atas, maka singkatnya mampu dibilang bahwa arsip statis yakni arsip - arsip yang sudah tidak dipergunakan secara pribadi dalam aktivitas perkantoran sehari - hari. 1.2              Ruang Lingkup Pengolahan Arsip Statis Arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record .yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan manajemen negara. Arsip awet (archive) warkat-warkat vital yang mau disimpan selama-lamanya. Oleh alasannya adalah itu arsip ini mempunyai taraf nilai yang abadi. Dengan demikian yang termasuk arsip statis ialah arsip baka (archive) . Arsip statis tidak lagi berada di arsip nasional Republik Indonesia, dengan kata lain arsip statis terdapat di arsip nasional republik Indonesia pusat (Arsip nasional sentra) dan arsip nasional Republik Indonesia kawasan (Arsip Nasional daerah). Arsip statis merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah Indonesia dan nilai gunanya penting untuk generasi yang hendak datang. Diatas sudah diutarakan bahwa yang tergolong arsip statis ialah arsip awet. (Wursanto, 1991 : 238 - 239) Kiranya perlu dikenali bahwa masing-masing organisasi pasti mempunyai ukuran yang dipakai untuk menentukan kelompok suatu arsip, apakah suatu arsip tergolong penting atau tidak. Suatu warkat mungkin dianggap vital oleh sebuah organisasi, akan namun bagi organisasi lainnya mungkin hanya ialah warkat biasa, sampai ketika ini belum ada ketentuan atau anutan yang pasti. (Wursanto, 1991 : 239) Arsip-arsip ini ialah pertanggungjawaban Nasional bagi aktivitas pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Oleh sebab itu arsip ini (arsip statis) mempunyai taraf nilai yang kekal atau permanen sehingga dapatlah dikatakan bahwa ruang lingkup pengurusan arsip statis terbatas pada arsip-arsip yang memiliki taraf nilai awet atau permanen. Pengelolaan arsip statis ialah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengelolaan, prevensi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu tata cara arsip nasional. Menurut Perka ANRI No. 31 tahun 2011, pengelolaan arsip statis mencakup: 1.       Akuisisi arsip statis Akuisisi arsip statis yaitu proses penambahan khazanah arsip statis pada forum kearsipan yang dijalankan lewat acara penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip terhadap lembaga kearsipan.tujuan akuisisi arsip yaitu upaya penyelamatan, pelestarian, dan pewarisan arsip yang ialah memori kolektif dan identitas bangsa. Pelaksanaan akuisisi arsip ialah rangkaian program aktivitas yang dimulai dengan tahap monitoring, tahap penilaian arsip statis, tahap pelaksanaan akuisisi arsip statis, dan tahap serah terima arsip statis. 2.       Pengelolaan arsip statis Pengelolaan arsip statis ialah kegiatan menata informasi arsip statis, menata fisik arsip statis, dan penyusunan fasilitas bantu temu balik asrip statis (PP No. 28 tahun 2012). 3.       Preservasi asrip statis Preservasi atau pelestarian yaitu keseluruhan dan proses kerja dalam rangka perlindungan arsip kepada kerusakan arsi atau unsur perusak dan retorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak (Perka ANRI, 2011). Secara garis besar, kegiatan preservasi arsip dapat dibagi pada tiga acara, yaitu: a.        Pemeliharaan arsip dari banyak sekali faktor perusak, baik yang disebabkan oleh aspek internal atau eksternal. b.       Perawatan dan perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan. c.        Reproduksi arsip dalam rangka pelestarian info yang tekandung dalam media arsip. Preservasi arsip statis mampu dilakukan dengan dua cara adalah preservasi preventif dan preservasi kuratif. 4.       Akses asrip statis Akses arsip yaitu ketersiadaan arsip sebgai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaaan anjuran bantu untuk memudahkan penemuan dan pemanfaatan arsip (PP No. 28 tahun 2012). Lembaga kearsipan dalam memperlihatkan kanal arsip statis kepada publik didasarkan sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-seruan. 1.3              Prinsip Pengolahan Arsip Statis Menurut Perka ANRI No. 27 tahun 2011, prinsip pengolahan asrip statis terdiri atas selaku berikut. 1.       Asas/Prinsip Pokok Agar menciptakan fasilitas bantu inovasi kembali arsip statis yang baik, pengolahan arsip statis mesti mengamati 2 (dua) asas/prinsip pokok pengolahan arsip statis yakni: a.        Asas/prinsip asal permintaan yakni asas/prinsip yang dijalankan untuk mempertahankan arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak diaduk dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip mampu melekat pada konteks penciptaannya, dan b.       Asas/prinsip hukum orisinil adalah asas/prinsip yang dijalankan untuk mempertahankan arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan dikala arsip masih digunakan untuk pelaksanaan aktivitas pencipta arsip. Pengaturan arsip yang didasarkan pada hukum orisinil dimaksudkan untuk mempertahankan keutuhan dan realibilitas arsip. 2.       Asas/Prinsip Alternatif Apabila dalam pembuatan arsip tidak didapatkan “asas asal permintaan dan asas hukum asli”, maka dapat dipraktekkan salah satu asas atau prinsip lain adalah: a.        Prinsip fungsional ialah aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada fungsi pencipta arsip; b.       Prinsip restorasi merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada sistem penataan kurun dinamis dengan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan; c.        Prinsip organisasi merupakan hukum menyusun kembali arsip yang didasarkan pada struktur organisasi dan tata cara manajemen pencipta arsip; d.       Prinsip problem ialah aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada subjek atau masalah yang terdapat dalam arsip; dan e.        Prinsip kegunaan merupakan hukum menyusun kembali arsip yang terpisah atau terlepas dari berkasnya didasarkan atas kegunaannya. 1.4              Tahapan Pengolahan Arsip Statis Pengolahan arsip statis wajib dilakukan oleh setiap forum kearsipan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan dan keselamatan arsip selaku bukti pertanggungjawaban nasional. Dalam buku Manajemen Kearsipan   CITATION Sam16 \l 1033 (Muhidin & Winata, 2016) dijelaskan pengeolahan arsip statis dikerjakan dengan tahapan selaku berikut. 1.       Survei dan identifikasi arsip. Penyusunan daftar arsip statis simulai dari acara kenali berita arsip statis yang hendak diolah dan dibuat sarana bantu penemuannya. Identifikasi isu arsip statis dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan pencipta arsip, sistem penataan, jenis arsipm era waktu, jumlah/volume, dan keadaan fisik. 2.       Pembuatan skema sementara pengaturan arsip. Skema arsip yang ialah susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subjek atau fungsi-fungsi organisasi atau penjabaran arsip organisasi bagi yang telah mempunyai sistem penataan arsipnya. Misalnya, kepegawaian, keuangan, dan lain-lain. 3.       Rekontruksi arsip. Rekontruksi arsip ialah mengembalikan penataan atsip sesuai dengan konteks dan penataan aslinya. Hal yang perlu dijalankan dalam rekontuksi arsip yaitu: a.        Pemilihan untuk pemisahan arsip dengan non-arsip; b.       Pengelompokan arsip berdasarkan asas provenance ; c.        Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan filling system yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order) . Penyusunan file-file ke dalam series arsip dilaksankan secara sitematis. 4.       Deskripsi arsip da pertolongan nomir sementara. Deskripsi arsip yakni aktivitas perekaman info setiap series arsip.deskripsi arsip sekurang-kurangnya menampung hal-hal berikut: a.        Informasi series, adalah isi ringkas yang terkandung dalam series arsip b.       Kurun waktu arsip. Kurun waktu arsip tersebut diciptakan mampu dituangkan dalam bentuk waktu mirip, tahun atau bulan dan tanggal. c.        Bentuk redaksi, yaitu bentuk atau format informasi dan fisik arsip bersangkutan. d.       Tingkat keaslian, berkaitan dengan autentitas (dari organisasi yang berwenang), keabsahan sah secara aturan, dan kesahihan (data atau isu terpercaya) suatu arsip. e.        Kondisi arsip. Keterangan keadaan arsip diperlukan untuj memberitahukan keadaan arsip dalam kaitannya dengan karakterik fisik ataupu keadaan lainnya. f.        Jumlah arsip. Deskripsi ini menjelaskan jumlah arsip yang dideskripsikan. 5.       Pembungkusan arsip. Arsip yang telah tamat ditata, selanjutnya dibungkus (pengemasan) dengan kertas omslag, kemudian diikat dengan tali. 6.       Entri dan pembuatan data. Memasukkan data hasil deskripsi kedalam acara komputer, urutannya sesuai dengan sketsa pengeturan arsip (defintip) yang telah dipersiapkan sebelumnya sehingga persoalan yang serupa mampu disatukan dengan mudah. 7.       Pembuatan bagan defintip. Pembuatan denah defintip berasal dari sketsa sementara yang sudah dibentuk. Hasil verifikasi kepada sketsa sementara menciptakan skema defintip pengaturan arsip. 8.       Daftar sarana bantu inovasi kembali (finding aids) . Finding aids ialah hasil tamat dari sebuah kegiatan pengelolahan arsip statis yang berupa buku, dan selaku bimbingan atau sarana bantu kanal dalam inovasi kembali arsip bagi peneliti. Sarana temu kembali arsip mencakup setiap deskripsi atau acuan yang dibuat atau diterima oleh forum searsipan dalam perjuangan melakukan pengewasan/pengeturan administratif ataupun intelektual terhadap seluruh khazanah arsip. Sarana bantu inovasi kembali arsip statis, antara lain: a.        Daftar arsip, ialah fasilitas pemenuan kembali arsip statis berbentukdaftar yang berisi berita arsip hasil deskripsi dari sekelompok atau grup arsip. b.       Inventaris arsip, ialah sarana inovasi kembali arsip statis yang berbentuksusunan hasil deskripsi arsip secara menyeluruh dan dilengkapi sejarah organisasi, riwayat arsip, pertanggungjawaban pengeturannya, indeks serta lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengaturan arsip tersebut. c.        Guide, adalah kumpulan dari beberapa finding aids yang berisi perihal sejarah ringkasnsetiap forum pencipta arsip yang ada, dan data arsipnya. d.       Indeks, ialah salah satu fasilitas penemu kembali arsip, dengan memakai kata lengkap, mirip nama orang tua, geografi, peristiwa, masalah. e.        Agenda, yaitu fasilitas penemuan kembali arsip yang didasarkan pada pencatatan surat masuk atau keluar. 9.       Maneuver fisik dan penomoran defintif (tetap). Arsip yang sudah disusun dengan deskripsi arsipnya lalu dimasak (dimanuveri), dikelompokkan, dan disusun kembali sesuai dengan masalah (klasifikasinya) menurut sketsa arsip yang telah dibuat. Series-series arsip yang sudah dituangkan pada kartu deskripsi dilaksanakan pemeriksaaan ulang, sehabis dikerjakan secara keseluruhan kemudian dikerjakan penoroan defintif pada kartu seluruh series arsip tersebut. Nomor defintif inilah yang dijadikan anutan selaku terusan bagi penemuan kembali arsip atau penataan dan penyimpanan arsipnya. 10.   Penataan arsip statis. Menurut International Standard Archival Description (ISAD), penataan arsip statis dikerjakan berdaraskan struktur penataan, ialah fonds (grup), series, berkas (file), dan item. Fonds ialah seluruh arsip yang dimililki oleh pencipta arsip apaun bentuk dan medianya. Series yaitu kumpulan arsip yang dikontrol sesuai dengan filling system atau dipelihara selaku satu unit sebab dihasilkan dalam proses akumulasi aktivitas yang sama. File yaitu satu unit dokumen atau arsip yang dikelompokkan karena kesamaan kegiatan atau persoalan oleh pencipta arsip pada ketika proses pengolahan arsip statis dan hal ini akan membentuk ke dalam series arsip. Adapun item ialah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak mungkin lagi bisa diurai. Misalnya memorandum, surata, foto, dan lain-lain. DAFTAR PUSTAKA Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan . Bandung: CV. Pustaka Setia. Perka ANRI No. 27 tahun 2011 Perka ANRI No. 31 tahun 2011 Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 Serdamayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern . Cetakan III. Bandung: Mandar Maju. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Wursanto. 1991. Kearsipan 1 . Yogyakarta: Kanisius.
Sumber https://bookish15.blogspot.com