Kearsipan Metode Karakter

KEARSIPAN SISTEM ABJAD BAB I PENDAHULUAN A.      Latar Belakang Setiap kantor niscaya membutuhkan sebuah unit yang mengorganisir segala sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas administrasi, aktivitas administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai sebuah hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada jadinya akan berafiliasi dengan kearsipan . Kearsipan ialah proses pengelolaan surat-surat yang disimpan dan akan mudah didapatkan jika diperlukan. Dalam kearsipan terdapat beberapa tata cara arsip, diantaranya sistem karakter, nomor, persoalan, tanggal dan kawasan. Dalam makalah ini kami akan membahas ihwal tata cara arsip berdasarkan aksara, dimana arsip disusun menurut huruf dari A sampai dengan Z. B.       Rumusan Masalah 1.        Bagaimana pengelolaan kearsipan metode karakter? 2.        Bagaimana pengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Ibu dan Anak? 3.        Bagaimana pengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Advent? C.      Tujuan 1.        Untuk mengetahui pengelolaan kearsipan sistem huruf? 2.        Untuk mengenali pengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Ibu dan Anak? 3.        Untuk mengetahuipengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Advent? D.      Manfaat Manfaat bagi Mahasiswa yakni untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip yang baik berdasarkan tata cara huruf, dan bisa dipraktekkan ketika mahasiswa tersebut menjadi seorang Guru. BAB II LANDASAN TEORITIS A.      Pengertian Arsip Arsip menurut  UU No. 7 Th. 1971  : Arsip yaitu naskah-naskah yg dibentuk & diterima oleh forum-forum negara & tubuh-tubuh pemerintahan serta badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam kondisi tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan aktivitas pemerintah & kehidupan kebangsaan. Arsip berdasarkan  UU No. 43 Th. 2009  : Arsip yakni rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk & media sesuai dgn perkembangan teknologi info & komunikasi yg dibentuk & diterima oleh lembaga negara, pemerintahan tempat, forum pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara. (Psl. 1 Angka 2) B.       Pengertian Kearsipan Sistem Abjad Suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang, baik ihwal dari surat maupun istansi pengirim dapat disusun menurut abjad, ialah menyusun subyek itu dalam urutan A sampai Z. C.      Istilah-ungkapan dalam system huruf Untuk memahami sistem penyimpanan warkat dengan menggunakan system karakter, terdapat beberapa ungkapan atau terminologi yang perlu dimengerti, antara lain: 1.       Mengindeks;  ialah acara membagi nama/judul menjadi beberapa unit. 2.       Unit;  yakni bagian terkecil dari sebuah nama/judul. 3.       Caption;  yakni nama yang diindeks, yang lalu dijadikan selaku tanda pengenal. 4.       Mengode;  yakni kegiatan menentukan arahan dari nama/judul yang sudah diindeks. Kode diambil dari abjad pertama unit pertama dari nama/judul yang telah diindeks. 5.       Mengabjad;  adalah kegiatan menyusun arahan menurut urutan abjad dari nama/judul yang sudah diindeks. D.      Kelebihan dan Kelemahan Sistem Abjad Sistem karakter memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut: 1.       Kelebihannya, antara lain selaku berikut: a.        Sangat mudah mengelompokkan surat-menyurat dengan nama orang/instansi/lembaga perusahaan. b.       Penyimpangan dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. c.        Sangat sederhana dan gampang dimengerti, baik pekerjaanya maupun pencariannya. d.       Pelengkapannya berguna untuk beragam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap dokumen. 2.       Kelemahannya, antara lain sebagai berikut: a.        Pada organisasi/forum/perusahaan yang luas, akan membutuhkan waktu yang usang untuk memperoleh surat atau warkat yang diperlukan. b.       Akan menyulitkan kalau terdapat nama yang sama, utamanya nama orang. c.        Akan susah memperkirakan tolok ukur-kriteria ruang untuk huruf-abjad huruf yang berbeda. E.       Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode 1.        Mengindeks nama orang Indonesia a.        Nama Tunggal, ialah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Heriawati Heriawati - - He 2 Suparyanto Suparyanto - - Su b.       Nama ganda, yaitu nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, naka diindeks menurut suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Ine wijayanti Wijayanti Ine - Wi 2 Muhammad Mahardhika Janutama Janutama Muhammad Mahardhika Ja c.        Nama keluarga/suku/marga, ialah nama orang disertai nama keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga tersebut. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Aspin Sihombing Sihimbing Aspin - Si 2 Henny Maspaitella Maspaitella Henny - Ma 3 Sekar Arumbinang Arumbinang Sekar - Ar d.       Nama orang yang memakai akronim di depan ataupun dibelakang dan tidak dimengerti kepanjangannya, maka diindeks nama jelasnya. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. A. Rachman Rachman A - Ra 2. M. Maulana S. Maulana M S Ma e.        Nama orang yang memakai singkatan didepan ataupun dibelakang dan dimengerti kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap abreviasi tersebut. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. B. J. Habibie Habibie Baharuddin Jusuf Ha 2. A. H. Nasution Nasution Abdul Haris Na f.        Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar di tempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun kalau gelar tersebut dibarengi nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks. Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan, adalah: 1.       Gelar akademis : seperti S.Pd., Dra., Drs., Dr., DR., Ir., S.H., S.E., S.T., Prof., Ph.D., M.Sc., M.Pd., M.B.A., M.M., M.si., dan lain-lain. 2.       Gelar keagamaan ; mirip Kiai, K.H., Haji, Hajah, Ustadz, Ustadzah, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain. 3.       Gelar Kebangsaan ; mirip Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunnan, Sultan, Andi, Cut, Teuku, Ida Bagus atau Ida Ayu, Cokorda, dan lain-lain. 4.       Gelar kepangkatan ; seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Kolonel, Jendral, Sersan, Komisaris Besar, dan lain-lain. 5.       Gelar jabatan ; mirip Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, Kepala Bagian, Direktur, dan lain-lain. Diindeks selaku berikut: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Dra. Hj. Dewi Laraswati, M.si. Laraswati Dewi (Dra, Hj, M.si,) La 2. K.H. Abdullah Gymnastiar Gymnastiar Abdullah (K.H.) Gy 3. Kapten Pierre Tendean Tendean Pierre (Kapten) Te 4. Andi Meriem Mattalata Mattalata Meriem (Andi) Ma g.       Nama urutan kelahiran, lazimnya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut), diutamakan yang diindeks yakni nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu (Ida Bagus) Ar 2. Ida Ayu Nyoman Lestari Lestari Nyoman (Ida Ayu) Le h.       Nama orang yang disertai dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sedangkan nama baptis tidak diindeks. Namun bila nama baptis itu dibarengi nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Yohannes Soemarsono Soemarsno Yohannes - So 2. Theresia Anita Wulandari Wulandari Anita (Theresia) Wu i.         Nama perempuan yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya apalagi dulu. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Ny. Kartika Ibrahim Ibrahim Kartika (Ny) Ib 2. Yohanna Kartadipoetra Kartadipoetra Yohanna - Ka j.         Nama orang yang menggunakan kata bin atau binti, diindeks dengan cara menuliskan apalagi dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Fatimah binti Abdullah Abdullah Fatimah binti - Ab 2. Arifin bin Sulaiman Sulaiman Arifin binti - Su k.       Nama orang yang masih memakai ejaan usang, diindeks sebagaimana nam aitu ditulis. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Drs. H. Djajalaras Djajalaras Drs. H. Dj 2. Dra. Astuti Oemaruddin Oemaruddin Astuti (Dra.) Oe 2.        Mengindeks nama orang asing a.        Nama orang Barat, Jepang, India, Thailand, dan lain-lain diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya di tempatkan di bagian belakang nama (nick name). Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Frederick W. Taylor Taylor Frederick W Ta 2. Eiji Yoshikawa Yoshikawa Eiji - Yo 3. Jawaharlal Nehru Nehru Jawaharlal - Ne 4. Charoon Ratanatsin Ratanatsin Charoon - Ra b.       Nama orang Eropa yang menggunakan tanda penghubung, diindeks nama yang memakai tanda penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. John Frank Smith-Jones Smith-Jones John Frank Sm 2. Sylvia Lopez-Tiana Lopez-Tiana Sylvia - Lo c.        Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, namun ialah kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dikerjakan dengan cara menempatkan orang yang di depannya dineri awalan, contohnya Van, Vande, Von, Da, Di, De, La, Mc, El, Al, dan sebagainya. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Marco Van Basten Van Basten Marco - Va 2. Oscar De La Hoya De La Hoya Oscar - De d.       Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, sebab baik orang China, Taiwan, maupun Korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1. Liem Swie King Liem Swie King Li 2. Kim Jong Soen Kim Jong Soen Ki 3.        Mengindeks nama Perusahaan a.        Mengindeks nama perusahaan (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor) pada umumnya diutamakan nama yan gdipentingkan, lalu disertai dengan jenis badan aturan yang dipentingkan, kemudian diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. PT Pos Indonesia Pos Indonesia Perseroan Terbatas Po 2. Toko Buku Gramedia Gramedia Toko Buku Gr 3. Firma Sejati Sejati Firma Se b.       Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya yakni dengan menampilkan kepanjangan dari akronim itu apalagi dahulu, lalu diindeks sebagaimana nama kepanjangnnya. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. BCA Central Asia Bank Ce 2 GIA Garuda Indonesia Airways Ga c.        Nama Perusahaan yang memakai nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti dengan jenis tubuh aturan atau kegiatannya. MIsalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. RS Hasan Sadikin Hasan Sadikin Rumah Sakit Ha 2. Bandara Soekarno Hatta Soekarno Hatta Bandar Udara So d.       Nama Perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut selaku satu unit dengan yang lainnya. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. Restaurant 499 Empat Sembilan Sembilan Restauran Em 2. Hotel 727 Tujuh Dua Tujuh Hotel Tu e.        Nama Perusahaan yang memakai abjad dan bukan ialah abreviasi, diindeks dengan cara sebagai berikut: No Nama Unit I Unit II Kode 1. Toko XYZ XYZ Toko Wy 2. Firma ABC ABC Firma Ab f.        Nama perusahaan yang menggunakan nama penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bab tersendiri dari nama tersebut. Pengindeksanya dilakukan sebagai berikut: No Nama Unit I Unit II Kode 1. Beauty Fashion & Make Up Beauty Fashion & Make Up Be 2. Metty & Shopie Salon Metty & Shopie Salon Me 4.        Mengindeks nama instansi pemerintah a.        Nama Institusi yang diutamakan ialah sifat dari institusi tersebut. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. SMK Negri 1 Bandung Kejuruan Negri 1 Bandung Sekolah Menengah Ke 2. UPI Bandung Pendidikan Indonesia Bandung Universitas Pe 3. STIEB Ilmu Ekonomi Bandung Sekolah Tinggi Il b.       Nama Instansi atau lembaga, diindeks dengan cara meletakan nama instant atau lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. DEPDIKNAS Pendidikan Nasional Depertemen Pe 2. LAN Administrasi Negara Lembaga Ad 3. LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga Il c.        Nama yayasan atau perkumpulan, yang pertama diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan atau asosiasi tersebut, kemudian gres sifatnya. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. PGRI Guru Republik Indonesia Persatuan Gu 2. IDI Dokter Indonesia Ikatan Do 3. ICMI Cendikiawan Muslim Indonesia Ikatan Ce d.       Nama pemerintah negara aneh, yang diindeks yaitu unit politik dari negara tersebut. Misalnya: No Nama Unit I Unit II Kode 1. CIA Amerika Central Intelegence (of) Am 2. AAA American Accounting Association Am F.       Menyusun Daftar Klasifikasi Daftar penjabaran yakni sebuah daftar yang berisi pengelompokan arsip secara sistematis menurut urutan abjad dari nama individual atau organisasi. Prosedur yag harus dijalankan dalam penyusuna daftar penjabaran yakni: melakuka aktivitas mengindeks, kemudian mengode, dan berikutnya mengabjad. Contoh cara menyusun daftar pembagian terstruktur mengenai dari nama-nama berikut: 1.        Maharani Dewi Pramudhita, Pramudhita, Maharani Dewi 2.        Silva Afni, Afni, Silva 3.        PT Tirta Investama, Tirta Investama, Persereoan Terbatas 4.        Hotel Isola, Isola, Hotel 5.        Rumah Makan Sari Edah, Sari Endah, Rumah Makan 6.        BRI, Rakyat Idonesia, Bank 7.        UPI, Pendidikan Indonesia, Universitas 8.        RS Advent, Advent, Rumah Sakit Yaitu selaku berikut: Kode Caption A Ad Advent, Rumah Sakit Af Afni, Maulidya I Is Isola, Hotel P Pe Pedidikan Indonesia, Universitas Pr Pramudhita, Maharani Dewi R Ra Rakyat Indonesia, Bank S Sa Sari Endah, Rumah Makan T Ti Tirta Investama, Perseroan Terbatas G.      Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Peralatan atau peralatan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip dengan meggunakan metode abjad sebagai berikut: 1.        Filling Cabinet; sebaiknya meggunakan drawer filling cabinet, adalah filling cabinet yang berlaci. Pada laci filling cabinet, diberi aba-aba di bagian depannya. Misalnya filling cabinet mempunyai empat laci, maka kodenya: a)        Laci I berkode A – F b)        Laci 2 berkode G – L c)        Laci 3 berkode M – S d)       Laci 4 berkode T - Z 2.        Guide; banyaknya guide sebanyak 26 buah (sesuai dengan jumlah aksara) dan masing-masing diberi tanda atau kode a, b sampai dengan z, dan disusun dalam laci secara berurutan dengan isyarat yang ada. 3.        Folder; yang dibutuhkan adalah 26 x 26 buah masing-masing diberi arahan Aa, Ab, Ac hingga denga Az. Hingga Za, Zb, Zc, sampai dengan Zz. Kemudian disusun di belakang guide secara berurutan sesuai dengan kodenya. 4.        Rak Sortir; untuk menyortir surat-surat sebelum ditempatkan di dalam folder. 5.        Kartu Indeks; sebagai fasilitas inovasi kembali surat atau dokumen. 6.        Rak Kartu atau Laci Kartu; untuk menyimpan kartu indeks. BAB III HASIL OBSERVASI A.      Tempat Observasi 1.        Rumah Sakit Advent Bandung Jalan Cihampelas No. 161 Cipaganti Bandung 2.        Rumah Sakit Ibu dan Anak Sukajadi Jalan Sukajadi No. 149 Bandung B.       Lapora Hasil Observasi Berdasarkan hasil pengamatan yang sudah kami lakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak dan Rumah Sakit Advent, bahwa kedua rumah sakit tersebut menggunakan peyimpanan kearsipan berdasarkan metode huruf.  Di RS Ibu dan Anak kami mendapatkan gosip mengenai pengelolaan arsip data pasien yang terdaftrar di RS tersebut. Sedangkan di RS Advent, kami mendapatkan berita pengelolaan kearsipan mengenai data karyawan yang bekerja di RS Advent. Berkenaan dengan RS Advent tidak bersedia menawarkan isu mengenai rekam medis pasien di RS tersebut. Adapun proses pegelolaan arsip di RS Ibu dan Anak serta RS Advent, yaitu selaku berikut: 1.        Tahap penciptaan Suatu tahap dimana arsip diciptakan selaku balasan dari acara-kegiatan yang dijalankan organisasi atau individual. Arsip yang mengandung data ini mampu berupa surat atau kertas bercetak, rekaman (audio visual), dan sebagainya. Di rumah sakit ibu dan anak dan rumah sakit advent penciptaan arsip di lakukan oleh staff administrasi yang ada di rumah sakit tersebut. 2.        Tahap penggunaan Arsip digunakan untuk aneka macam kebutuhan, contohnya; pengambilan keputusan, penetapan kebijakan dan penyusunan rencana. Di rumah sakit ibu dan anak , dalam penggunaan arsip di rumah sakit tersebut data pasien digunakan untuk mengetahui tanda-tanda atau peyakit yang di derita sehingga dokter mampu mengambil keputusan dalam pemeriksaa lebih lanjut. Di rumah sakit advent, dalam penggunaan arsip pegawai dipakai bila arsip tersebut di butuhkan ketika data tersebut diharapkan. Seperti data pensiun, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 3.        Tahap pemeliharaan Pemeliharaan arsip dikerjakan untuk menghalangi kerusakan arsip yang dapat terjadi sebab aspek intrinsik adalah bahan-bahan yang digunakan dalam membuat arsip. 4.        Tahap penyusutan Dalam proses penyusutan umumnya dilakukan dalam kuru waktu maksimal 10 tahun, akan tetapi di rumah sakit ibu dan anak data riwayat pasien tidak di lakukan penyusutan alasannya untuk menindak lanjuti dikala pasien melaksanakan investigasi kembali. Sedangkan rumah sakit advent tidak melaksanakan pemusnahan terhadap arsip karyawan baik yang masih aktif bekerja maupun tidak. Akan namun arsip tersebut akan dimusnahkan bila arsip tersebut merupakan arsip karyawa yang telah tidak bekerja dan telah di simpan selama kurang lebih 10-15 tahun. BAB IV PENUTUP A.      Simpulan Dari pembahasan di atas mampu disimpulkan bahwa penglolaan arsip dalam metode huruf adalah pengelolaan yang disusun berdasarkan karakter  dimulai dari A-Z. Dirumah sakit yang kami datangi metode pengelolaan arsipnya menggunakan metode aksara dimana prosesnya dari mulai pencitaan,penggunaan,pemeliharaan dan penyusutan.  B.       Saran 1.        Untuk instansi pemerintah atau swasta Makalah ini untuk lembaga pemeritahan diharapkan menggunakan metode kearsipan sesuai dengan keperluan. Hal ini dilakukan untuk membuat lebih mudah dalam melakukan acara administratif dalam forum tersebut. 2.        Untuk mahasiswa Diharapkan terhadap mahasiswa khusunya mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran untuk lebih mengerti pengelolaan kearsipan baik menggunakan tata cara karakter maupun sistem lainnya. Karena hal ini dapat menolong mahasiswa dalam dunia kerja nanti khususnya dikala menjadi guru.
Sumber https://bookish15.blogspot.com