Pola Makalah Menanggulangi Telepon

BAB I PENDAHULUAN 1.1         LatarBelakang Tugas seorang sekretaris yaitu menolong pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan derma sekretaris dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor mirip : Menerima tamu , Menerima telepon,Mengambil dikte dan melatinkan, Menyimpan surat Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa pinjaman yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan contohnya direktur dari perusahaan percetakan akan berlainan dengan forum santunan aturan. Seorang sekretaris mesti senantiasa berupaya untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan relasi dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan. Untukmenjadisekretarisprofesionalmemangbanyak yang harusdipelajaridanditerapkan.Agar bisamemenuhisyaratsebagaisekretarisprofesionalperlubanyaklatihan, sepertimengelola agenda jadwalpimpinan, menanganikaskecil, mengoperasikanteknologiinformasi, korespondensi, menanganisurat-suratmasukdankeluarsertamengelola jadwal kegiatanpimpinan.                                                                                                                                                       Eksistensidanfungsisekretaristidaklahsekadar “pembantuataupenggembirapimpinan”.Sekretarisbukanlagiobyek, tetapisubyekpentingdalamsebuahorganisasiatauperusahaan.Ibaratsebuahmesin, sekretarismerupakankomponenpenting yang keberadaandankinerjanyaakanberpengaruhterhadapkinerjamesinitusecarakeseluruhan.Tugasseorangsekretarissangatkompleksdanberagam, sehinggaapabilatidakdikuasai, tugas-tugastersebutakanmenghambatpekerjaanpimpinan. 1.2         RumusanMasalah Berdasarkanlatarbelakangyang diuraikandiatas, makadapatdirumuskanpermasalahannyasebagaiberikut : 1)      Bagaimanaetika yangdalammenanganitelepon? 2)      Hal-halapasaja yang harusdiperhatikandalammencatatpesantelepon? 3)      Apasaja yang harusdiperhatikandalammenelepon? 1.3         TujuanPenulisan 1.    UntukmemenuhitugasmatakuliahKesekretarisan 2.    Untukmengetahuietikadalammengelolatelepon 3.    Untukmengetahuihal-halapasaja yang harusdiperhatikandalammencatatpesan    Telepon 4.    Untukmengetahuiapasaja yang harusdiperhatikandalammenelepon 1.4         MetodedanTeknikPenulisan 1.4.1   MetodePenulisan Metode penulisan yang digunakan penulis  yaitu menggunakan metode deskriptif. Metode penelitian deksriptif ialah suatu sistem menulis dengan cara menguraikan persoalan yang berafiliasi dengan materimakalahini. 1.4.2   TeknikPenulisan           Dalam membuat karya tulis ini, penulis menghimpun data dengan cara studi pustaka yaitu mengumpulkan sumber-sumber, data, berita, dan bahan-bahan yang berasal dari buku, postingan,internet. BAB II PEMBAHASAN 2.1 PengertianTelepon             Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pemahaman jauh dan mendengar. Kaprikornus, telepon yakni berbicara dari jarak jauh. Telepon ialah alat komunikasi yang paling efektif. Oleh karena itu, ajakan akan telepon yang makin meningkat. Telepon merupakan bab dari kehidupan insan sarana pendukung bisnis. Pengguna telepon terdapat pada banyak sekali lapisan penduduk baik individu atau instansi. Kini telepon telah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan bervariasi versi. 2.2 EtikaMenanganiTelepon Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh kepada nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda mengatakan ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang mengatakan dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menghubungi tidak menyaksikan Anda. Oleh alasannya adalah itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau murka. Berhati – hatilah supaya nada kesal tidak hingga kentara pada bunyi Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan ihwal pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menghubungi. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan mampu menghancurkan seluruh perjuangan perusahaan. Demikian, sikap yang bagus dalam melayani telepon mampu menawarkan nama baik kepada kantor. 2.3Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon: 1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah dibutuhkan. 2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering diharapkan dan letakanlah di meja kerja, untuk membuat lebih mudah bila diharapkan. 3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon. 4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan terang, perhatikanlah volume bunyi Anda, bicaralah dengan lancar dan nada bunyi dihentikan datar. 5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya. 6. Jawablah dengan memperlihatkan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, meskipun dalam kondisi mendesak. 7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak mampu membantu penelepon mengatasi dilema, jangan menginformasikan pimpinan bisa dijumpai. 8. Apabila panggilan telepon tiba, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus mendapatkan telepon lain. Mintalah terhadap penelepon pertama semoga mau menanti, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan obrolan pertama, serta minta maaf sebab harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelangsungan menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain. 2.4 MencatatPesanTelepon Sekretaris harus mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan dalam telepon.Untuk membuat lebih mudah komunikasi, setiap kawasan telepon di kantor harus disediakan juga alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT), untuk mencatat pesan telepon. Hal-hal yang perlu diamati ketika mencatat pesan yaitu : 1. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan akseptor telepon. 2. memindahkan secepatnya ke lembar pesan telepon (LPT). 3. menaruh pesan telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja pimpinan biar mudah terlihat. 4. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali. Cara mencatat isi pesan, adalah: 1. Jika pesan yang disampaikan panjang, catatlah inti atau pokok pembicaraanya saja. kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak butuhsicatat. 2. diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, biar terhindar dari kesalahan. 3. pesan dapat dibuat berupa skema biar lebih simpel 2.5Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Menelpon Beberapa hal yang mesti diamati dalam mengatakan menggunakan telpon adalah           : 1.      Terimalah telpon dengan damai 2.      Berikanlah perhatian sepenuhnya pada ketika anda mengangkat telpon 3.      Jangan mendapatkan telpon sambil mengatakan dengan orang ketiga ataupun sambil merokok bahkan makan. 4.      Biasakan selalu tersenyum pada dikala menelpon,karna itu membuat kesan lebih ramah dan sopan. 5.      Bicaralah dengan gaya bicara yang masuk akal. 6.      Berbicaralah dengan kecepatan wajar ,eksklusif dihadapan transmitter. 7.      Berhati-hatilah dalam berbicara supaya nada kesal,tidak tabah tidak kentara pada bunyi. 8.      Pergunakanlah kalimat yang terperinci dan sistematis. Cara mendapatkan telepon yang mesti dijalankan dalam menelpon adalah  : 1.      Segeralah mengangkat telpon bila telpon berdering. Bersikap bijaksana untuk selalu menganggap bahwa semua telpon yang masuk adalah penting.usahakan tidak membiarkan telpon berdering terlalu lama sebab telpon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber bunyi yang bising dan mampu menganggu ketenangan pimpinan. 2.      Sekertaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicara telpon itu. Gerakan kedua tangan mesti spontan dan sikron,tangan kiri untuk mengangkat telpon dan ajun mengambil bolpoin/pensil untuk mencatat. 3.      Identifikasi diri Apabila ada telpon pribadi dari luar perusahaan,maka sebutkan nama perusahaan, atau nama pimpinan .apabila telpon merupakan sambungan dari operator, sebutkan nama departemen/bab atau nama anda, dan jangan lupa beri salam . 4.       Tanyakan identitas penelpon Biasanya seseorang yang menelpon pribadi menanyakan orang yang ingin dijumpai.sekretaris harus menanyakan identitas penelpon.jika penelpon telah menyebutkan namanya,tulis agar tidak lupandan menciptakan banda mesti mengajukan pertanyaan lagi. 5.      Memilih telpon yang masuk Apabila penelpon ingin berbicara dengan pimpinan,tanyakan maksudnya terlebih dahulu.pimpinan mungkin meminta biar sekretaris  akil menyaring semua telpon yang masuk.untuk meminimalisir kesibukan pimpinan dalam mendapatkan telpon,sekretaris mesti mampu menentukan siapa yang harus diterima oleh pimpinan,dan mana yang dapat dikerjakan oleh pejabat bawahannya 6.      Mengakhiri telpon masuk Tutuplah obrolan dengan kalimat yang sopan.akhiri pembicara dengan ajakan maaf,tetapi biarkan penelpon yang menutup gagang telpon terlebih dahulu BAB III Kesimpulan                         3.1  Kesimpulan 1)      Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pemahaman jauh dan mendengar. Makara, telepon yaitu mengatakan dari jarak jauh. Telepon ialah alat komunikasi yang paling efektif. Oleh alasannya itu, undangan akan telepon yang kian meningkat. Telepon merupakan bab dari kehidupan insan fasilitas penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon telah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beragam model. 2)      Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari yakni menelepon dan menerima telepon, perilaku hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sungguh berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda mengatakan ditelepon harus tulus dan mau menyimak apa yang dikatakan oleh orang yang mengatakan dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali berpendapat bahwa orang yang menghubungi tidak melihat Anda. Oleh karena itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan mengatakan dengan tergesa – gesa atau murka. Berhati – hatilah semoga nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda.Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan ihwal pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan hubungan yang diperolehnya waktu menghubungi. 3)      Hal-hal yang perlu diperhatikan dikala mencatat pesan yakni : 1. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon. 2. memindahkan secepatnya ke lembar pesan telepon (LPT). 3. meletakkan pesan telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja pimpinan supaya gampang terlihat. 4. menaruh pesan telepon pada tempatnya kembali. 4)      Cara mendapatkan telepon yang harus dijalankan dalam menelpon yakni          : 1.      Identifikasi diri 2.      Sekertaris mesti siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicara telpon itu. 3.      Segeralah mengangkat telpon jika telpon berdering. 4.       Tanyakan identitas penelpon 5.      Memilih telpon yang masuk 6.      Mengakhiri telpon masuk DAFTAR PUSTAKA                                                                                               
Sumber https://bookish15.blogspot.com