Preservasi Preventif Arsip Media Baru

BAB II KAJIAN TEORI 2.1 Pengertian Arsip Media Baru Lahirnya arsip media gres dilatarbelakangi oleh pertumbuhan aneka macam isu, pelayanan prima instansi pemerintah, keusangan media atau format arsip, dan bertambahnya khazanah arsip. Pengertian Arsip media gres dijelaskan dalam Prosedur Tetap No. 18 Tahun 2011 (ANRI, hlm. 2) yaitu arsip yang media rekamnya berbasis pada pertumbuhan teknologi yang banyak bermunculan pada zaman ini, seperti film, video, kaset rekaman bunyi, mikrofilm. Sedangkan berdasarkan Euis Shariasih dalam (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 405) yang disebut dengan arsip media baru ialah sebagai berikut: “Arsip media gres yakni arsip yang isi isu dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik, gambar statik, dan rekaman bunyi yang diciptakan dalam rangka melakukan aktivitas organisasi ataupun individual”. Dengan demikian, yang dimaksud dengan arsip media baru ialah arsip yang isi informasinya direkam dengan berbasis perkembangan teknologi dan bentuk fisiknya terekam dalam bentuk elektronik dengan memakai peralatan khusus, dimana yang termasuk dalam klasifikasi arsip media baru yaitu arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas. 2.2 Jenis Arsip Media Baru Berdasarkan medianya, arsip dibagi menjadi dua macam yakni, 1) arsip konvensional, yang berisikan arsipkertas, arsip foto, dan arsip peta. 2) arsip media gres, yang terdiri atas arsip audia visual, arsip elektro/computer, dan arsip mikrografik (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 405). Arsip Media Baru Arsip Elektronik / Komputer Arsip Mikrografik Arsip Audio Visual   Gambar   SEQ Gambar \* ARABIC 1 Jenis Arsip Media Baru a.       Arsip Audia Visual Arsip audio visual adalah arsip yang informasinya dapat dipandang dan/atau didengar. Arsip audio visual terdiri atas sebagai berikut: 1.       Arsip Citra Bergerak Arsip vitra bergerak ialah arsip yang informasinya terekam dalam media citra bergerak,seperti film gambar hidup, (motion picture) dan video, yang diciptakan dengan teknik dan peralatan khusus. Arsip yang tergolong dalam kategori ini adalah: a)       Arsip film, yakni arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya memakai desain teknis dan artistic dengan perlatan khusus. b)       Arsip video, yaitu arsip yang isi informasinya berupa berupa gambaran bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan bunyi pada pita magnetic, yang penciptaannya memakai media teknologi elektronika. 2.       Arsip Citra Statik Arsip citra statik yaitu arsip yang isi informasinya berupa gambaran tetap (still image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang penciptaannya memakai peralatan khusus berupa kamera dan akhirnya mampu berbentukfilm negatif, konkret, atau digital foto dan slide. Arsip foto adalah arsip yang isi informasinya berupa gambaran tetap (still image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada materi dasar film, yang penciptaannya menggunakan peralatan khusus berbentukkamera dan karenanya dapat berupa film negatif, konkret, atau digital foto. 3.       Arsip Rekaman Suara Arsip rekaman bunyi ialah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara ( sound recording ) dengan memakai metode perekam tertentu, pada umumnya terekam dalam pita magentik, yang penciptaannya memakai media teknologi elektronik. 4.       Arsip Mikrografik Arsip mikromagnetik ialah arsip yang isi informasinya berupa citra tetap ( still image ), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang penciptaannya memakai kamera khusus microfilm atau microfiche. Microfilm salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau miniatur gambar atau teks yang terekam dalam media rol film yang penciptaannya dengan memakai alat fotografi.nukuran rol filmnya bias 16 mm, 25 mm, 105 mm, serta mampu dibentuk dari sumber film dokumen atau output komputer. Microfiche lembaran film yang berisi banyak miniatur gambar atau gambaran dalam suatu acuan/kisi ( frame ). Jenis ukuran microfiche pada umunya adalah 4 x 4 inchi dan ukuran terdekat adalah 105 x 148 mm serta menyimpan 98 halaman dokumen/ fiche (dengan 24 kali pengecilan) (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 407-410). 2.3 Presevasi Arsip Media Baru a.       Pengertian Preservasi Arsip Setiap arsip dalam bentuk atau media apapun mampu mengalamai kerusakan, mirip sobek, terkena karat, korosi tinta, berjamur, digigit serangga, dan sebagainya. Untuk melindungi dan menangkal arsip dari faktor-aspek perusak arsip dapat mengancam kelestarian arsip, harus dijalankan langkah-langkah pelestarian atau preservasi arsip. Dalam rancangan kearsipan, istilah ”pelestarian arsip” sering dipakai selaku pengganti ungkapan “preservasi arsip” atau sebaliknya. Kedua perumpamaan ini intinya yaitu langkah-langkah yang dijalankan untuk memungkinkan arsip statis baik fisik dan informasinya mampu disimpan dan dipertahankan selama mungkin di lembaga kearsipan. Azmi dalam jurnalnya (Azmi, 2012, hlm. 134) mengungkapkan pemahaman preservasi arsip menurut beberapa ahli, yaiut menurut Ellis (1993) yang menyebutkan bahwa “Preservasi adalah tindakan yang memungkinkan bahan arsip dapat dipertahankan dalam jangka waktu usang lewat aktivitas penyimpanan, pemberian, dan pemeliharaan arsip statis di lembaga kearsipan”. Kemudian Walne (1988) mendefinisikan “preservasi sebagai proses pinjaman arsip dari kerusakan ataupun penurunan daya tahan serta langkah-langkah perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan atau penurunan”. Sementara itu, menurut Bellardo (1992), menyebutkan “tergolong dalam acara preservasi yakni memindahkan informasi arsip yang terekam dalam sebuah media ke media yang lain, misalnya ke microfilm”. Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam (Anto dkk, 2007, hlm. 16), arti kata preservasi yaitu pemeliharaan, penjagaan, pelestarian dan derma (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Apabila ditambahkan kata “Arsip” maka menjadi “preservasi arsip” yang mampu diartikan sebagai pengawetan, pemeliharaan, penjagaan, pelestarian dan pertolongan terhadap arsip. Kemudia menurut ANRI dalam (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 343) yang dimaksud dengan preservasi atau pelestarian arsip yaitu keseluruhan proses dan kerja dalam rangka pertolongan arsip kepada kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi) bab arsip yang rusak. Berdasarkan beberapa pemahaman tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa rancangan ”preservasi” dan desain ”pelestarian” memiliki makna dan lingkup yang serupa yaitu acara pemeliharaan, perawatan, penyimpanan, dan pengamanan atau dukungan arsip statis baik fisik dan informasinya, bahan serta perlengkapan yang digunakan. Kaprikornus, preservasi atau pelestarian arsip statis secara lazim bermaksud untuk melindungi fisik dan gosip arsip statis semoga mempunyai ketahanan yang optimal, menghindarkan kerusakan sehingga fisik dan berita yang dikandunganya mampu terlindungi selama mungkin. Secara garis besar terdapat tiga aktivitas preservasi arsip, antara lain: 1.       Pemeliharaan arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal. Kegiatan pemeliharaan arsip dilaksanakan dengan melaksanakan aktivitas penyimpanan arsip sesuai dengan standard penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, sampai suhu dan kelembapapan ruang penyimpanan, dan lain-lain. 2.       Perawatan dan perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan sebgai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencanan, atau salah penggunaanya, dan sebagainya. 3.       Reproduksi arsip dalam rangka pelestarian isu yang terkandung dalam media arsip, diantaranya lewat aktivitas alih media arsip (ANRI: Modul Preservasi Arsip Statis, hlm. 3). Hal tersebut sama mirip yang diterangkan dalam jurnal (Azmi, 2012, hlm. 136) bahwa preservasi atau pelestarian arsip meliputi kegiatan berikut: 1.        Pemeliharaan dan pengawalan arsip statis kepada banyak sekali faktor perusak arsip, baik yang diakibatkan oleh aspek internal maupun aspek eksternal (tindakan yang bersifat pencegahan atau preventif). 2.        Perawatan dan perbaikan kepada arsip statis apabila suatu waktu terjadi kerusakan (tindakan yang bersifat kuratif atau korektif). 3.        Pengamanan dan perlindungan terutama terhadap berita yang terkandung dalam arsip statis. Sedangkan menurut Sugiarto dalam bukunya (Sugiarto, 2005, hlm. 84) pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut : 1.       pemilihan jenis fasilitas simpan 2.       penyeleksian media simpan arsip 3.       pengaturan suhu dan kelembapan 4.       santunan kamperisasi dan silicagel 5.       pembersihan lingkungan fumigasi b.       Sarana dan Prasarana Preservasi Arsip Prasarana dan fasilitas preservasi arsip yang digunakan untuk mendukung kelestarian arsip statis sesuai dengan bentuk dan media arsip seperti arsip kertas, foto, kaset, video, film, peta, kartografi dan kearsitekturan, digital/elektronika (berbasis teknologi gosip dan komunikasi) antara lain: 1.       Prasarana dan fasilitas pemeliharaan arsip, untuk mendukung penyimpanan, penataan, dan pengamanan arsip dari pencurian dan/atau bahaya kebakaran pada ruangan penyimpanan arsip statis di depot; 2.       Prasarana dan fasilitas restorasi arsip, untuk mendukung kegiatan perawatan dan perbaikan arsip dalam aneka macam bentuk dan media; 3.       Prasarana dan sarana pengelolaan arsip, untuk mendukung kegiatan reproduksi (alih media, copy ) arsip dalam berbagai bentuk dan media. (Azmi, 2012, hlm. 142). Adapun fasilitas dan prasarana yang dipakai dalam pelaksanaan preservasi arsip yakni sebagai berikut: 1.       Gedung dan ruangan penyimpanan yang representif. 2.       Pedoman dan persyaratan preservasi 3.       Laboratorium 4.       Peralatan dan Alih media 5.       Rak, lemari, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, Trolly, Leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing, komputer, scanner 6.       Wadah penyimpanan arsip (boks, c ontainer , amplop) . (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 351). c.        Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip Preservasi atau pelestarian arsip ialah proses dan kerja dalam rangka dukungan fisik arsip terhadap kerusakan atau bagian perusak dan restorasi/reparasi bab arsip yang rusak atau arsip yang rusak. Preservasi arsip ialah perjuangan yang dikerjakan agar arsip terhindar dari segala aspek perusak dan pemusnah arsip. Faktor perusak tersebut mampu disebabkan oleh dari dalam fisik arsip itu sendiri maupun penyebab dari luar fisik arsip tersebut (ANRI: Modul Preservasi Arsip Statis, hlm. 3). Sejalan dengan pendapat menurut Sugiarto (2005, hlm. 84) yang menerangkan bahwa preservasi atau pelestarian arsip merupakan proses dan kerja yang mempunyai tujuan dalam rangka bantuan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi bab arsip yang rusak, yang disebabkan oleh faktor dari dalam (intrinsik) arsip itu sendiri maupun aspek dari luar fisik arsip itu sendiri (ekstrinsik). Faktor intrinsik yaitu kerusakan yang berasal dari dalam fisik arsip itu sendiri, misalnya mutu kertas, pengaruh tinta, imbas lem perekat dan sebagainya. Faktor ekstrinsik ialah kerusakan yang berasal dari luar benda atau fisik arsip misalnya lingkungan, biologis, kimiawi, kelalaian manusia, dan musibah. Upaya melakukan preservasi arsip bermaksud untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dijalankan secara preventif dan kuratif. Kemudian menurut Muhidin dan Winata (2016, hlm. 344) aktivitas preservasi arsip bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat tersadar selamanya. Adapun prinsip-prinsip preservasi menurut Mustari Irawan dalam (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 344), selaku berikut: 1.       Dilaksanakan dengan mempertahankan autentisitas dan reliabilitas arsip. 2.       Dilaksanakan semenjak arsip dinyatakan selaku arsip permanen 3.       Penyimpanan arsip memperhatikan media penyimpanannya. 4.       Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang memenuhi syarat dengan suhu dan kelembapan udara yang stabil. 5.       Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat kecermatan yang tinggi. 2.4 Preservasi Preventif Arsip Media Baru Preservasi preventif yakni preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, lewat penyediaan fasilitas dan prasarana, pinjaman arsip, serta metode pemeliharaan arsip. Dalam Peraturan Menteri Penertiban Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 dalam (Sugiarto, 2005, hlm. 76) upaya melaksanakan preservasi arsip bermaksud untuk menjamin keamanan dan kelestarian arsip statis, yang dilaksanakan secara preventif dan kuratif. Untuk efektivitas dan efisiensi, sebaiknya dalam implementasi acara preservasi arsip, lembaga kearsipan harus mengutamakan preservasi yang bersifat preventif atau pencegahan alasannya adalah jika arsip terlanjur rusak akan sungguh sukar untuk mengembalikan mirip keadaan/kondisi semula, serta info yang terkandung di dalamnya tidak dapat digunakan secara optimal. Dengan demikian, preservasi yang terpenting pada ketika ini yaitu preservasi yang bersifat preventif atau pencegahan dan preservasi yang bersifat kuratif atau koreksi atau perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan atau degradasi. Terdapat beberapa langkah-langkah preservasi preventif diantaranya yaitu sebagai berikut: 1.       Semua perjuangan yang dilaukan untuk menghalangi dan memperlambat kerusakan mirip kawasan penyimpanan arsip statis yang stabil. 2.       Sarana dan prasarana yang cocok. 3.       Penanganan arsip statis yang baik lewat pengawasan dan inspeksi. 4.       Pengendalian hama terpadu. 5.       Setiap fungsi kearsipan melibatkan semua aspek preservasi. 6.       Keamanan dan kebersihan akomodasi arsip statis sehingga terlindungi dari hal-hal yang membahayakan arsip (Azmi, 2012, hlm. 140). 2.5 Ruang Lingkup Preservasi Preventif a.       Penyimpanan arsip media baru Arsip medi gres disimpan dalam suatu depo arsip, adalah bangunan yang dirancang khusus untuk menyanggupi kebutuhan pelestarian kepada arsip yang tersimpan di dalamnya. Adapun faktor yang termasuk ke dalam penyimpana arsip media baru yakni sebagai berikut: (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 350-354). 1.       Lokasi depo . Hal yang perlu diamati berkaitan dengan lokasi depo yakni: a)       Lokasi depo mesti menghindari tempat yang struktur tanah labil, beresiko bencana, akrab bahari, tempat industri, pemukiman penduduk, bekas hutan dan perkebunan. b)       Harus menghidari tempat yang berdekatan dengan instalasi militer, lapangan melayang, dan rel kereta api. c)       Harus menghindari lingkungan yang mempunyai tingkat risiko kebakaran sangat tinggi. 2.       Ruangan depo a)       Ruangan depo penyimpanan arsip kertas dan audio visual harus terpisah, alasannya berlainan jenis arsip dan penanganannya. b)       Mempunyai suhu dan kelembapan yang stabil. Adapun suhu dan kelembapan yang dipersyaratkan bagi berbagai jenis arsip media gres, antara lain (Kepka ANRI No. 12/2000) : 1)       Film hitam putih ( klise, slide negative, cine film, xrays/hasil foto rontgen, microfilm, mikrofis, dan glass plate photos ): Suhu 0 C + 2 0 C, kelembapan 35%. 2)       Film berwarna ( klise, slide negative, cine film ): Suhu 0 C , kelembapan 35% + 5%. 3)       Media magnetic ( video, rekaman suara ). Suhu 0 C + 2 0 C, kelembapan 35% + 5%. c)       Harus adanya pemantauan suhu, kelembapan dan kualitas udara dikerjakan secara bersiklus, ialah satu minggu sekali. Alat untuk mengukur suhu yaitu: thermohygrometer, thermohygrograph. d)      Untuk mengukur kelembapan udara dipakai alat dehumidifier. Selain itu bias menggunakan silicagel yang mampu menyerap uap air dari udara. 3.       Jendela Depo Harus seminim mungkin, itupun mesti agak menjorok ke dalam untuk meminimalisir energy sinar ultraviolet dari cahaya matahari, jendela beling diberi UV filtering polyster film atau flexy glass type UF – 3. Selain cahaya dari matahari, sinar ultraviolet berasal dari lampu. Untuk itu lampu neon merupakan cahaya pribadi untuk penerangan. Lampu mesti dimatikan bilamana ruangan tidak dipakai. Pada depo akan lebih baik kalau ada alat untuk mengukur untensitas dan kandungan ultraviolet, ialah Lux Meter atau UV Monitor. 4.       Rak arsip. Beberapa hal yang perlu diamati berhubungan dengan rak arsip yakni sebagai berikut: a)       Rak yang dipakai mesti cukup kuat menahan beban arsip dan senantiasa dalam keadaan higienis b)       Jarak aman antara lantai dan rak terbawa ialah 85-150 mm untuk memperoleh sirkulasi udara, mudah membersihkan lantai, serta menangkal ancaman banjir. c)       Arsip tidak disimpan di bagian atas rak alasannya berdekaran dengan lampu dan untuk menghindarkan kemungkinan adanya tetesan air dari alat penyembur api yang rusak atau atap yang bocor. d)      Rak terbuat dari logam yang dilapisi anti-karat dan anti-gores, baik itu arsip kertas atau arsip film. Khusus untuk arsip berbahan magnetic (video dan rekaman bunyi) rak seharusnya tidak mengandung medan magnet. e)       Rak diberi label yang terperinci sesuai denganisi sehingga dapat gampang mengontrol khazanah arsip. Rak yang berbentuklaci semestinya memiliki kenop dan lisan/tepi dibagian depan dan belakang untuk menghindari jatuhnya arsip. 5.       Boks arsip Boks mempunyai peranan dalam meminimalisir kerusakan arsip akhir pengaruh pergantian suhu dan kelembapan, abu, dan penanganan yang salah. a)       Arsip foto. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan boks yakni selaku berikut: 1)       Foto tersimpan terpisah dalam amplop yang bersifat netral. 2)       Satu amplop berisi satu lembar foto. 3)       Amplop dan label yang rusak secepatnya diganti. 4)       Kumpulan amplop foto mampu disimpan dalam boks bebas dan bebas lignin sesuai dengan ukuran amplop foto dan disusun secara bertikal. b)       Arsip film. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan boks yakni sebagai berikut: 1)       Boks atau rak ( container ) menggunakan materi yang secara kimia stabil, dirancang tepat, ringan, rapat, tertutup, dan tidak menyebabkan karat. 2)       Container tidak tertutup dengan plester. 3)       arsip film dalam container disimpan secara horizontal. c)       Arsip video dan rekaman suara. Beberapa hal yang perlu diamati berkaitan dengan boks yakni sebagai berikut: 1)       Video tape disimpan dalam pembungkus asli dalam kotak plastic bukan PVC. 2)       Video tape disusun dalam rak kayu (rak non magnetis) dan disimpan secara lateral. 3)       Container tidak ditumpuk diatas lainnya. 6.       Tata terbit untuk ruang penyimpanan arsip a)       Dilarang merokok b)       Jaga kebersihan c)       Dilarang menenteng makanan dan minuman d)      Selain petugas depo/yang berwenang tidak boleh masuk kecuali seijin kepala bidang/kasubid bidang pengelolaan dan pelestarian arsip. e)       Matikan lampu kalau ruangan kosong. f)        Kunci pintu trails atau pintu masuk jikalau ruangan tidak dipakai. g)       Kontrol suhu kelembapan alat pemadam api secara bersiklus. Dalam penyimpanan arsip media baru perlu dikerjakan pemeliharaan keamanan ruang penyimpanan arsip media gres sebagaimana yang dijelaskan dalam Prosedur Tetap No. 19 Tahun 2011 (ANRI, hlm. 5) dimana Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menganalisa dan mencatat suhu dan kelembaban ruangan depo pada pagi dan sore hari, membersihkan rak arsip dan lantai ruangan, mengunci rak arsip dan mematikan lampu depo pada sore hari, membuat laporan keadaan keselamatan arsip media gres dan kebersihan serta keadaan suhu dan kelembaban ruangan, melaporkan keadaan ruangan depo, suhu dan kelembaban terhadap Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru. b.       Alat-alat preservasi preventif Ada beberapa alat-alat yang dapat menangkal kerusakan arsip media gres, antara lain: 1)       Air Conditioner (AC), pada depo arsip statis di daerah tropis seperti di Indonesia AC memang dibutuhkan. Yaitu untuk menjaga suhu yang ideal   antara 18-22 C dan kelembapan berkisar 40 – 60 % RH. Untuk control suhu dan kelembapan pada depo perlu di pasang Thermohygrometer. 2)       Dehumidifier , alat untuk mengurangu kelembapan udara dan ruangan. Alat ini mampu menyerap air dari udara. Sebaiknya ditaruh di luar ruangan karena alat ini mengeluarkan panas yang berbahaya bagi arsip. 3)       Air Cleaner dan Vacum Cleaner. Bahan-materi pencemaran mirip bubuk dan partikel-partikel lain seperti diuraikan pada bagian II no 1 C, mampu dikurangi dengan memasang air cleaner (alat pembersih udara). Sedangkan alat untuk menyerap debu dan partikel lainnya yang berada dalam kertas/rak dapat dipakai vacuum cleaner secara terjadwal dan terorganisir. 4)       Alat pencegahan kebakaran. Pada depo arsip di pasang Smoke Detektor (pemadam api secara otomatis), Hidrant Alarm, tabung-tabung pemadam kebakaran. Alat-alat pemadam api ini ditaruh pada kawasan yang mudah dijangkau dengan segera. Semua alat-alat tersebut harus dilakukan control secara terencana untuk mengetahui tetap berfungsi. Tanda-tanda larangan merokok mampu dipasang di setiap pintu masuk. Selain itu kabel-kabel listrik mesti di control secara teratur. c.        Fumigasi Fumigasi ialah tindakan pengasapan yang bermaksud menangkal mengobati dan mensterilkan arsip-arsip dari imbas jamur, serangga dan binatang pengerat. Sebagaimana dituangkan didepan, serangga mirip Silver fish, kecoa, kutu buku, rayap, ngenat, dan sejenisnya yakni hewan perusak arsip. Untuk itu perlu adanaya tindakan pencegahan dan pembasmian dengan fumigasi (Herdiyanto, dkk, 2012, hlm. 38) . 1.       Macam-macam Fumigasi a)       Fumigasi di ruang Transit Ruang transit fumigasi perlu dibuat secara permanen. Ruang ini berguna untuk transit arsip yang datang sebelum masuk depo penyimpanan. Hal ini untuk membasmi serangga dan micro organisme yang bias menyebar ke ruang penyimpanan. Ruangan mesti tertutup rapat dan kedap udara. Pada ruangan dilengkapi dengan 2 buah blower yang berfungsi untuk membersihkan sisa-sisa fumigasi. b)       Fumigasi Total Pelaksanaan fumigasi pada seluruh ruangan depo. Berbeda dengan fumigasi pada ruangan transit fumigasi yang bias dikerjakan sewaktu-waktu, fumigasi ini dilakukan dalam dua kali dalam 1 tahun. 2.       Pelaksanaan Fumigasi a)       Pastikan ruangan yang hendak di fumigasi tertutup rapat. Pintu (tergolong bab bawah pintu) jendela dan lubang-lubang harus di tutup dengan lakban. b)       Lebih baik jikalau ada alat-alat elektro mirip, computer, radio dikeluarkan. c)       Membuka buku-buku arsip meregangkan roll opeck dan mereganggang arsip-arsip yang lain. d)      Petugas mesti menggunakan masker anti gas, sarung tangan, dan busana pelindung seluruh badan. e)       Siapkan gas detector untuk mencegah kebocoran diluar ruangan. f)        Selama fumigasi lingkungan depo harus tertutup, bila perlu ditempeli goresan pena : “ÄDA FUMIGASI/AWAS GAS BERACUN” d.       Penanganan arsip media gres Dalam penanganan arsip media baru perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1.       Arsip film. Penangan arsip film meliputi sebagai berikut: a)       Hindarkan menjamah emulsi, adalah bab yang gampang rusak dan daerah terekamnya cerita atau gambar. Film dipegang dengan ujung jari pada bagian pinggir. b)       Film digulung pada spool dengan ketegangan sedang. Idealnya ketegangan gulungan yakni jikalau suatu film persis bergerak bersama spool. c)       Gunakan selalu spool yang tepat dengan lebar film. d)      Setelah proyeksi dilakukan, film digulung ulang dengan ketegangan yang cukup untuk menghalangi film merosot atau lepas dan menyebabkan tabrakan kecil di saat proyektor menarik film melewati gate proyeksi. e)       Sambungkan beberapa feet leader putih pada awal (head) film dan tamat (tail) film yang mau mempertahankan kerusakan selama pengikatan dan proyeksi. f)        Gulung film hingga tail pada core secara rapat, rata dalam rol sampai final. g)       Proyektor senantiasa dibersihkan dengan sikat kecil sebelum memproyeksikan film untuk mencampakkan rambut-rambut atau abu yang mengganggu gambar proyeksi dan menyebabkan rusaknya film. h)       Jika selama pemutaran film, proyektor menawarkan reaksi yang abnormal atau terdengar bunyi yang tidak seperti biasa, ini merupakan tanda-tanda penyebab kerusakan. Hentikan proyektor dengan segera, dan periksa untuk meyakinkan film terpasang dengan baik. Perbaikan secara terencana pada proyektor akan memperkecil kemungkinan terhadap kerusakan semacam itu. 2.       Arsip foto. Penanganan arsip foto meliputi: a)       Hindarkan foto dari sentuhan jari tangan, alasannya jari manusia mengandung asam. Sebaiknya menggunakan nylon tipis atau sarung tangan katun putih dengan cara memegang pada bagian belakang foto. b)       Hindarkan arsip sebgai bantalan untuk menulis. 3.       Arsip video, penanganannya meliputi: a)       Merawat dan memonitor peralatan playback. b)       Melengkapi peralatan untuk masing-masing format. Pilihan ini mahal dan susah alasannya diperlukan keahlian dan perlengkapan cadangan. c)       Jika simpulan dipakai, kembalikan video dalam wadahnya dan simpan dengan posisi tegak lurus untuk membantu menghalangi kerusakan. d)      Sebelum disimpan, semestinya putar ulang dari permulaan sampai final untuk menjamin bahwa video dapat digulung secara benar di dalam kaset dan untuk mengembalikan akibat ketegangan gulungan yang padat. e)       Pemutaran ulang video sedikitnya dilakukan setiap satu tahun sekali. 4.       Arsip rekaman suara. Penanganannya meliputi: a)       Hindarkan sentuhan pribadi dengan permukaan tape. b)       Tape diputar ulang dari awal sampai simpulan sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali untuk memeriksa kondisinya dan memperkecil kecenderungan lapisan tape yang saling melekat atau terjadinya tembus cetak (print-trough) secara magnetic juga untuk meminimalkan ketegangan tape. c)       Simpan kaset dalam kondisi bersih di dalam bungkusan dan disusun secara tegak lurus dalam rak yang terbagi dalam penyangga setiap 10-15 cm. e.        Akses. Hal yang perlu diamati dalam akses arsip media gres sebgai berikut: 1.       Akses kepada ruang penyimpanan dibatasi cuma pada petugas penyimpanan atau pejabat yag berwenang. Pihak lain yang hendak masuk ke ruang penyimpanan mesti mendapat izin dari pejabat yang berwenang. Hal ini berkaitan dengan keamanan, kebersihan, dan kestabilan ruang penyimpanan. 2.       Peralatan keselamatan seperti kamera, alarm, kunci, dan control kunci atau kartu yang dimiliki oleh pegawai yang diberikan kewenangan. 3.       Akses terhadap ruang penyimpanan diatur melalui kunci atau kartu yang dimiliki oleh pegawai yang diberikan kewenangan. 4.       Arsip disimpan di daerah yang mudah diidentifikasi, diletakan, dan diambil (isu perihal daftar boks dan nonor rak harus ada sehingga arsip dapat ditemukan dengan secepatnya). Jika dimungkinkan, dokumentasi tentang lokasi arsip ditinjau secara berkala. f.        Reproduksi Salah satu upaya pengawalan info yang terkandung dalam arsip ialah melakukan reproduksi. Kegiatan reproduksi yaitu melaksanakan penggandaan arsip ke dalam satu jenis atau media yang serupa atau dengan cara alih media ke media yang berlainan. Reproduksi bertujuan membuat salinan yang mampu berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankan arsip aslinya dan tidak dipakai jikalau tidak benar-benar diharapkan, atau selaku viewing copy atau reference copy (dilihat) pengguna ruang layanan info, arau sebagai duplicating copy (diperbanyak) bagi kebutuhan peminat arsi di layanan informasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam reproduksi arsip media baru adalah: 1.       Reproduksi dilakukan oleh orang yang memiliki keterampilan dam mereproduksi. 2.       Reproduksi dilakukan sesuai dengan standard semoga reproduksi bertahan usang kalau disimpan. 3.       Pilih bahan dasar dan alat perekaman atau alat reproduksi yang baik atau bermutu tinggi. Gunakan materi-bahan yang baru dan tidak menggunakan materi-bahan yang sudah dipakai. 4.       Pilih bahan-bahan yang lebih aman, gampang diakses, dan format yang digunakan tidak cepat renta atau using. 5.       Simpan hasil reproduksi terpisah dengan arsip orisinil. 6.       Tentukan arsip yang akan di reproduksi. 7.       Arsip yang mulai rusak, baik alasannya adalah faktor internal maupun eksternal. 8.       Arsip yang materi dan peralatan (tergolong suku cadagnya) untuk memanfaatkannya telah mulai jarang di pasaran. 9.       Arsip yang isi informasinya sering digunakan atau dimanfaatkan oleh peminat arsip. Selanjutnya untuk proses reproduksi arsip media baru, mampu dilakukan selaku berikut: 1.       Arsip film dapat dipindahkan ke dalam bentuk video dan video ke bentuk video lainnya. Untuk tunjangan arsip film jangka panjang, film di salin ke dalam bentuk film. 2.       Negative film, mampu disimpan selaku persediaan untuk membuat print (faktual film). 3.       Arsip video dijalankan reproduksi dari format lama ke format baru. 4.       Mereproduksi arsip rekaman bunyi ialah hal utama dalam pemeliharaan dan santunan arsip rekaman bunyi. DAFTAR PUSTAKA Arsip Nasional Republik Indonesia. (2012). Modul Preservasi Arsip Statis. Arsip Nasional Republik Indonesia. Prosedur Tetap Nomor 18 Tahun 2011 Tentang Penataan Fisik Arsip Media Baru. Arsip Nasional Republik Indonesia. Prosedur Tetap Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pengamanan Arsip Media Baru.   BIBLIOGRAPHY (ANRI), P. P. (1996). ANRI. ANRI. (1999). Modul Akusisi Arsip. Azmi. (2012). Strategi Preservasi Arsip Statis dalam Rangka Menjamin Kelestarian Arsip Statis sebagai Memori Kolektif Bangsa pada Lembaga Kearsipan. Jurnal Kearsipan , 129-146. Barthos, B. (2014). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Brichford, J. M. (1977). Archives and Manuscript: Appraisa / And Accesioning . Chicago: Society of Americant Archivist. Daryan, Y. (2015). Pemliharaan dan Pengamanan Arsip. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. Drs. Sumrahyadi, M. (2014). Manajemen Rekod Audio Visual. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. Herdiyanto, B., Kusnanto, I., & Rokhayah, S. (2012). Pedoman Perawatan Arsip Kertas. Surabaya: Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (Bidang Penyelamatan Arsip Statis). Hidayat, A., Nurhayati, R., & Daryana, Y. (2007). Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka. Indonesia, A. N. (2012). Modul Preservasi Arsip Statis. Kaleransi, N. (02 Agustus 2008). Film : Aset Budaya Yang Harus Dilestarikan. Jurnal . Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia. Parani, Y. L. (n.d.). Mikrografi dalam Kersipan. Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi Arsip Nasionl Republik Indonesia . Reed, B. (1993). Keeping Archives. Australia: D. W Thorpe. Sambas Ali Muhidin, M. &. (2016). MANAJEMEN KEARSIPAN untuk Organisasi, Publik Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia. Sambas Ali Muhidin., d. D. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV Pustaka Setia. Sedarmayanti. (2003). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sugiarto, A. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media. Suhardi, Y. D. (1998). Terminologi Kearsipan Indonesia. Jakarta: PT. Sigma Cipta Utama. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan , (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071).
Sumber https://bookish15.blogspot.com